ASTUCES & Conseils

Gagnez du temps sur le traitement de vos emails

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Boîte de réception surchargée, spams, recherches inefficaces... Alors pour éviter d'être pollué et gagner du temps, voici quelques conseils pour organiser et accélérer le traitement de vos messages.

Identifier les courriers indésirables

L'une des premières causes de pollution des messageries, ce sont les spams et autres emails provenant de sites sur lesquels vous vous êtes inscrits. De manière automatique et par défaut, votre messagerie classe les messages considérés comme indésirables dans un dossier dédié (Spams ou Courrier indésirable). Néanmoins, certains emails provenant d'expéditeurs non répertoriés restent dans la boîte de réception et ralentissent le traitement des « vrais » emails. Il est donc conseillé de repérer les adresses concernées et de paramétrer la messagerie en conséquence afin que celle-ci les prenne en compte.

La solution : il suffit de sélectionner les messages non désirés et d'indiquer que tous les emails portant cette adresse devront dorénavant être considérés comme des spams. Dès lors, les messages envoyés par l'expéditeur en question se retrouveront automatiquement dans les spams.
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Attention, il est important de régulièrement vérifier la liste des emails contenus dans ce dossier, car il peut arriver que votre messagerie place arbitrairement des messages « autorisés » dans les spams. Dans ce cas, vous devez procéder à l'opération inverse en déplaçant les emails vers la boite de réception ou en cliquant sur le bouton Non-spam afin que l'expéditeur soit retiré de la liste des indésirables.

Créer une adresse pour les emails non sollicités

Malgré les systèmes anti-spams des messageries, selon votre usage du Web, les emails commerciaux ou publicitaires, particulièrement intrusifs, peuvent encombrer inutilement les boîtes de réception. Pour éviter d'être submergé au quotidien par ces messages non prioritaires, qui nuisent à la lisibilité des messages professionnels, une astuce consiste à créer un compte supplémentaire sur une autre messagerie. Ainsi, chaque fois que vous devrez vous inscrire sur un site ou effectuer des achats en ligne par exemple, vous utiliserez ce compte. Cette adresse vous permettra donc de recevoir ce type d'emails que vous pourrez consulter quand vous le souhaiterez.

Utiliser les dossiers ou libellés

Comme pour n'importe quel type de documents, les emails doivent être rangés une fois traités afin d'en faciliter la recherche et l'archivage. Il s'agit aussi de décharger la boîte de réception qui doit contenir exclusivement les messages non traités ou en cours de traitement. Pour classer vos emails, il suffit de créer des tiroirs dits « dossiers » ou « libellés » selon la messagerie utilisée. Des tiroirs auxquels vous attribuerez un nom et classerez les messages qui y sont associés. N'hésitez pas à en abuser pour mettre en place la procédure d'archivage la plus adaptée à vos besoins, ils vous permettront de gagner du temps lorsque vous devrez rechercher d'anciens échanges. Pour un meilleur repérage, vous pouvez également utiliser les codes couleurs et autres repères proposés (marquer comme important, messages suivis...) par votre messagerie.

Gérer la priorité de traitement

Si vous recevez une quantité importante d'emails dans la journée, tous ne sont pas forcément urgents. Pour éviter que ces derniers ne se noient dans la masse des messages de la boîte de réception avec le risque d'oublier de les traiter, il peut être judicieux de se servir de l'option Marquer comme non lus afin qu'ils restent visibles pour le moment où vous aurez à y répondre. Autre solution, pour être sûrs qu'aucun ne vous échappe, vous pouvez créer des dossiers pour les emails à traiter ultérieurement.
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Mettre en place des règles

Utiliser les règles ou filtres permet de gagner du temps puisqu'ils permettent d'automatiser les opérations de traitement. Vous pouvez ainsi paramétrer le classement automatique de messages dans les dossiers correspondants mais aussi décider de l'application systématique de fonctions (Archiver directement, Activer le suivi...). Pour créer une règle à partir d'un message dans Outlook, il suffit d'effectuer un clic droit dessus, de choisir Règle et de cocher les options qui devront être appliquées. Ainsi, vous pouvez, par exemple, créer une règle pour que les newsletters soient classées directement dans un dossier dédié sans passer par la boîte de réception et qu'elles soient transférées automatiquement au destinataire de votre choix.

Organiser l'envoi d'emails

En ce qui concerne l'envoi de messages, vous pouvez également gagner du temps. D'abord, pour que votre organisation soit efficace, vous devez, comme pour les messages reçus, classer les messages envoyés dans des dossiers. Pensez aussi à renseigner de manière précise et systématique l'objet de chacun de vos emails. Un effort qui vous évitera d'avoir à relire tous les messages d'un dossier avant d'en retrouver un en particulier.

Créer des listes de diffusion

Si vous envoyez régulièrement des messages à un groupe de personnes, se servir des listes de diffusion est indispensable. Créées une fois pour toutes, les listes permettent d'envoyer des messages à un groupe de contacts déjà constitué, sans avoir à sélectionner manuellement à chaque fois les mêmes destinataires. L'opération consiste à attribuer un nom à la liste et de sélectionner les membres à y intégrer. La liste apparaît ensuite dans les Contacts sous le nom que vous lui aurez assigné. Ces listes sont d'autant plus pratiques qu'elles servent aussi pour l'envoi d'invitations à des réunions, les demandes de tâches...
24 JUIL 2015

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